Cara Mengatur Waktu Secara Efektif

Ingin tahu bagaimana cara mengatur waktu secara efektif? Tidak ada pendekatan manajemen waktu yang universal, karena strategi terbaik akan bervariasi tergantung pada preferensi dan keadaan individu. Namun, ada beberapa prinsip umum yang dapat membantu setiap orang memanfaatkan waktu mereka sebaik-baiknya. Mulailah dengan menggunakan tips dan 10 cara berikut ini:

1. Ketahui goal Anda

Pastikan Anda terlibat dalam kegiatan yang mendukung goal dari bisnis Anda, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Yang lainnya adalah pembuang waktu yang potensial. Rencana harian Anda harus berkisar pada mengerjakan tugas dan kegiatan yang secara langsung berkaitan dengan menghasilkan pendapatan dan mengembangkan bisnis Anda.

2. Prioritaskan tugas dengan bijak

Karena untuk memprioritaskan segala tugas merupakan salah satu cara mengatur waktu yang efektif. Tulis dan lihat kegiatan Anda untuk hari ini, di mana kegiatan Anda cocok dengan kategori ini?

Penting dan mendesak – Tugas yang harus dilakukan. Segera lakukan itu.
Penting tetapi tidak mendesak – Tugas yang tampak penting, tetapi setelah diperiksa lebih dekat tidak. Putuskan kapan melakukannya.
Mendesak tapi tidak penting – Tugas yang membuat “suara” paling banyak, tetapi ketika dilakukan, memiliki sedikit atau tidak ada nilai abadi. Delegasikan ini jika memungkinkan.
Tidak mendesak dan tidak penting – Hal-hal berprioritas rendah yang menawarkan ilusi “sedang sibuk.” Lakukan nanti.
Tuliskan 3 atau 4 tugas “penting dan mendesak” Anda yang harus diatasi hari ini. Ketika Anda menyelesaikan masing-masing, periksa dari daftar Anda. Ini akan memberi Anda rasa prestasi dan dapat memotivasi Anda untuk menangani hal-hal yang kurang penting.

3. Katakan saja tidak

Kami tahu Anda tidak ingin mengecewakan siapa pun. Tetapi Anda hanya bisa menangani semuanya. Jika Anda sudah memiliki sepiring penuh maka tolak undangan makan malam itu atau bantu kolega Anda mengerjakan proyek sampai Anda punya waktu luang.

Jika Anda harus menolak permintaan untuk memenuhi apa yang benar-benar penting dan mendesak, jangan ragu untuk melakukannya. Hal yang sama berlaku untuk setiap proyek atau kegiatan yang telah Anda tentukan tidak menuju ke mana-mana: Bersiaplah untuk beralih ke tugas yang lebih produktif. Belajarlah dari pengalaman untuk menghindari pemborosan waktu di kemudian hari.

Terkadang mengatakan “NO” merupakan salah satu cara mengatur waktu yang efektif!

4. Rencanakan ke depan

Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah terjun ke hari kerja tanpa ide yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan. Waktu yang Anda habiskan untuk berpikir ke depan dan merencanakan kegiatan Anda sepele dibandingkan dengan waktu Anda akan kehilangan melompat dari satu hal ke hal lain (dan jarang menyelesaikan apa pun). Bergantung pada kepribadian Anda, cobalah salah satu dari opsi untuk cara mengatur waktu lebih efektif:

Malam sebelumnya – Di penghujung hari, luangkan waktu 15 menit untuk membersihkan meja Anda dan menyusun daftar tugas paling mendesak di hari berikutnya. Ini adalah teknik dekompresi yang hebat, dan Anda akan merasa lebih baik duduk di meja yang bersih di pagi hari.
Hal pertama di pagi hari – Tiba beberapa menit lebih awal dan kumpulkan daftar tugas yang harus Anda prioritaskan (lihat # 2). Ini mungkin terbukti menjadi bagian paling produktif dari hari Anda.

5. Menghilangkan gangguan

Mulailah memperhatikan berapa kali seseorang mengganggu Anda ketika Anda berada di tengah-tengah tugas penting. Lacak interupsi yang disebabkan oleh diri sendiri juga, terutama dari variasi media sosial. Ponsel cerdas Anda sangat berguna, tetapi juga membuat ketagihan dan di antara pemboros waktu paling berbahaya yang dikenal umat manusia.

Mungkin butuh latihan besar-besaran dalam kekuatan keinginan, tetapi tutup pintu dan matikan telepon Anda untuk memaksimalkan waktu Anda. Alih-alih menjadi “selalu aktif,” rencanakan istirahat di siang hari untuk mengejar email, telepon orang kembali, bicara dengan staf, dll.

Burnout, Sindrom Kelelahan Kerja dan Cara Mengenali Tanda-Tanda Awalnya (Ciri-Ciri dan Cara Mengatasinya)

6. Delegasikan tugas Anda lebih sering

Jika Anda telah melakukan pekerjaan dengan baik dalam merekrut karyawan yang berbakat dan berdedikasi, selalu ada lebih banyak pekerjaan yang dapat mereka lakukan di meja Anda. Menjalankan bisnis kecil yang sukses tergantung pada kemampuan pemilik untuk memikirkan apa yang ada di depan dan tidak terperosok dalam operasi sehari-hari. Cari peluang untuk memberikan tanggung jawab untuk tugas-tugas khusus kepada orang lain di tim Anda.

Masalahnya, mendelegasikan atau outsourcing adalah penghemat waktu nyata karena mengurangi beban kerja Anda – yang berarti Anda memiliki lebih banyak waktu untuk dihabiskan pada tugas yang lebih penting atau melakukan lebih sedikit pekerjaan. Entah menyerahkan tanggung jawab kepada anggota tim yang memenuhi syarat atau mempekerjakan freelancer berpengalaman.

7. Berhentilah menjadi orang yang sempurna. TIME = BIAYA = KUALITAS

Ketika Anda seorang perfeksionis, tidak ada yang akan cukup baik. Itu berarti Anda akan terus kembali ke tugas yang sama berulang-ulang. Menurut Anda seberapa produktif hari Anda nantinya?

Jadi, berhentilah menjadi sempurna. Itu tidak ada. Lakukan yang terbaik yang bisa Anda lakukan dan terus maju.

8. Perhatikan waktu yang Anda gunakan

Berapa menit produktif yang Anda bungkus dalam setiap minggu? Gunakan pelacak kartu absen sederhana ini untuk masuk dan keluar dengan cepat dan mudah dari berbagai tugas atau proyek sepanjang hari.

Beralih pekerjaan atau tugas hanya dengan satu klik menggunakan aplikasi seluler, atau lacak waktu langsung dari desktop Anda.

Kemudian buat laporan yang kuat dan real-time untuk melihat dengan tepat di mana Anda menghabiskan aset Anda yang paling berharga – dan di mana ia terbuang.

Waktu adalah Uang (Times is Money) dan Gunakan Apa yang Anda Miliki

9. Jadilah seorang yang lebih fleksibel

Anda tidak dapat merencanakan semuanya. Hambatan tak terduga akan muncul, jadi rencanakan dengan tepat dan fleksibel. Hanya ingin yakin untuk kembali ke jalur sesegera mungkin dan menjaga jadwal bulanan, mingguan, dan harian Anda.

10. Jaga dirimu

Siapa bilang menjaga diri bukanlah salah satu cara mengatur waktu yang efektif? Jika Anda tidak sehat, Anda kurang cermat untuk memikir. Pastikan Anda banyak tidur dan berolahraga. Pikiran yang baik adalah pikiran yang berfungsi tinggi dan pikiran yang kurang toleran terhadap aktivitas yang menghabiskan waktu.

Rumus manajemen waktu dan contoh perhitungannya

Manajemen waktu tidak selalu memiliki formula tunggal, karena sangat bergantung pada preferensi pribadi, gaya kerja, dan tugas yang ada. Namun, berikut ini contoh penghitungan manajemen waktu sederhana:

Mari kita pertimbangkan Matriks Eisenhower, sebuah metode yang mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya:

Tugas Mendesak dan Penting: Ini adalah tugas yang memerlukan perhatian segera. Alokasikan sekitar 70-80% waktu Anda untuk tugas-tugas ini.
Tugas Penting tapi Tidak Mendesak: Tugas-tugas ini berkontribusi pada tujuan jangka panjang Anda tetapi tidak memerlukan tindakan segera. Alokasikan sekitar 10-20% waktu Anda untuk tugas-tugas ini.
Tugas Mendesak tapi Tidak Penting: Tugas-tugas ini mungkin terasa mendesak tetapi tidak memberikan kontribusi banyak terhadap tujuan jangka panjang Anda. Cobalah untuk mendelegasikan atau meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas ini menjadi 5-10%.
Tugas Tidak Mendesak dan Tidak Penting: Tugas-tugas ini merupakan gangguan. Alokasikan waktu minimal, sekitar 5%, untuk tugas-tugas ini.

Misalnya, jika Anda memiliki hari kerja 8 jam:

70-80% (5,6 hingga 6,4 jam) dari waktu Anda harus didedikasikan untuk tugas-tugas yang Mendesak dan Penting.
10-20% (0,8 hingga 1,6 jam) untuk tugas Penting tapi Tidak Mendesak.
5-10% (0,4 hingga 0,8 jam) untuk tugas yang Mendesak tetapi Tidak Penting.
5% (0,4 jam) atau kurang untuk tugas Tidak Mendesak dan Tidak Penting.

Formula ini membantu mengalokasikan waktu secara efektif berdasarkan prioritas dan pentingnya tugas. Namun, penting untuk mengadaptasi dan menyesuaikan alokasi ini sesuai dengan pola kerja dan prioritas Anda.

Bacaan Lainnya

Unduh / Download Aplikasi HP Pinter Pandai

Respons “Ooo begitu ya…” akan lebih sering terdengar jika Anda mengunduh aplikasi kita!

Siapa bilang mau pintar harus bayar? Aplikasi Ilmu pengetahuan dan informasi yang membuat Anda menjadi lebih smart!

Sumber bacaan: CleverlySmart, Mind Tools, Corporate Finance Institute

Cara mencapai personal goal (tujuan pribadi) | Panduan lengkap

Cara Mengatur Waktu Secara Efektif (Time Management)