Cash Flow Management

Manajemen kas atau Cash Flow Management adalah suatu keharusan untuk semua bisnis. Mengelola arus kas Anda dengan baik berarti memantau arus masuk dan arus keluar uang, tetapi juga memantau banyak indikator untuk mengetahui strategi mana yang harus diambil (pinjaman, investasi, dll.). Manajemen arus kas yang buruk dapat dengan cepat membahayakan bisnis. Untungnya, ada solusi untuk mengelola arus kas perusahaan dengan baik. Pakar kami melihat pertanyaannya di artikel komprehensif ini.

Apakah itu arus kas perusahaan?

Kas adalah semua sumber daya keuangan yang dapat dimobilisasi yang tersedia bagi perusahaan pada waktu tertentu.

Arus kas perusahaan adalah elemen kunci dari manajemen keuangan perusahaan: memang, kas yang tersedia memungkinkan untuk membayar pengeluaran perusahaan: gaji, pemasok, dll.

Dalam bisnis, kas mengacu pada jumlah uang yang dimiliki perusahaan pada waktu tertentu T.

Oleh karena itu:

uang tunai yang tersedia di meja kas,
jumlah yang tersedia di rekening bank perusahaan.
Dana ini harus tersedia untuk bisnis, yang dapat menggunakannya untuk menutupi pengeluaran yang direncanakan atau tidak direncanakan, atau membiayai proyek ketika ada kesempatan. Likuiditas inilah yang memungkinkan untuk membayar pengeluaran perusahaan: gaji, pemasok, dll.

Neraca kas memperhitungkan arus masuk dan arus keluar uang. Perhitungannya bisa berlebih atau defisit:

Jika saldo kas berlebih, itu berarti bisnis memiliki uang tunai: ini biasanya pertanda baik.
jika saldo kas defisit, itu berarti perusahaan kehabisan uang tunai dan tidak akan mampu mengatasi situasi tertentu tanpa menggunakan pinjaman, misalnya.
Namun, berhati-hatilah: menganalisis saldo kas jarang sesederhana itu. Itu tergantung pada konteks masing-masing perusahaan: saldo berlebih dapat dikaitkan dengan faktur pemasok yang belum dibayar perusahaan, misalnya.

Definisi: Cah Flow Management (manajemen arus kas)

Manajemen kas menyatukan semua metode dan strategi untuk mengelola sumber daya keuangan perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan profitabilitas struktur, berkat pemantauan dan analisis indikator.

Ruang lingkup tindakan manajemen kas dapat mencakup banyak misi:

• pemantauan harian dan penilaian arus kas;
• penetapan anggaran dan prakiraan arus kas;
• persiapan laporan dan pemantauan perbedaan antara aliran yang diantisipasi dan aliran yang terbukti;
• pengelolaan hubungan perbankan;
• optimalisasi biaya dan produk keuangan;
• pengelolaan berbagai risiko yang dapat mengancam perbendaharaan;
• pembiayaan investasi;
• penempatan kelebihan kas…

Terlalu banyak bisnis masih hanya melacak laporan bank mereka. Tapi ini tidak cukup untuk mengantisipasi kemungkinan terdapat “lubang” dalam arus kas, atau mengidentifikasi peluang investasi. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk mempertimbangkan arus kas secara dinamis, untuk mengantisipasi perkembangannya dan untuk mengetahui bagaimana menafsirkannya.

Untuk apa manajemen kas digunakan?

Menghindari risiko gagal bayar

Bisnis yang tidak mampu lagi melunasi hutang jangka pendeknya adalah bisnis yang gagal bayar. Sering kali, ini berarti kematiannya (atau setidaknya menempatkannya dalam masalah serius).

Untungnya, mengelola arus kas bisnis Anda dapat menyelamatkan Anda dari kehancuran. Dengan mengatur pemantauan rutin (menjaga anggaran kas yang up-to-date misalnya), Anda akan memiliki visibilitas yang jauh lebih baik pada arus kas Anda saat ini serta perkiraan Anda.

Dengan melakukan hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi di awal ketidaksesuaian arus kas yang dapat merusak keuangan Anda dan kemudian mengambil tindakan yang diperlukan.

Baca juga: Arus Kas Bebas (Free Cash Flow) | Rumus, Cara Hitung, Contoh Soal dan Jawaban

Hemat uang (biaya bank, biaya intervensi, dll.)

Masih belum yakin? Manajemen kas yang baik dapat menghemat uang untuk biaya bank: bunga pinjaman, agios, biaya intervensi, dll. Sebuah perusahaan yang melebihi cerukan resminya sebenarnya harus membayar premi, yang ditambahkan biaya intervensi. Jika pemimpin mengelola arus kasnya secara efektif, ia akan dapat menentukan periode ketika ia benar-benar perlu membiayai arus kasnya dan akan memiliki waktu untuk menyediakan pembiayaan yang lebih murah.

Hasilkan uang dengan menginvestasikan kelebihan uang tunai Anda secara cerdas

Sementara arus kas negatif menimbulkan biaya tambahan pada bisnis, kelebihan kas yang salah tempat juga tidak optimal.

Perlu dicatat bahwa bank menawarkan berbagai penawaran bagi mereka yang ingin menginvestasikan kelebihan uang tunai, semua sesuai dengan tujuan masing-masing manajer:

• Menginvestasikan kelebihannya untuk mendapat untung dari waktu ke waktu
• Menempatkan surplus untuk mengantisipasi pembiayaan investasi
• Investasikan kelebihannya untuk memiliki cadangan pengaman jika terjadi pukulan keras

Tapi untuk itu, masih perlu diketahui bahwa perusahaan telah menghasilkan surplus ini! Dan coba tebak bagaimana mungkin untuk menjelaskan situasi seperti itu?
Dengan menggunakan rencana arus kas sementara dan memantau perkembangannya secara berkala.

Manajemen kas: siapa melakukan apa?

Semua bisnis peduli dengan pengelolaan arus kas mereka. Beban kerja dan sumber daya manusia yang tersedia bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Perusahaan multinasional akan memiliki lebih banyak uang untuk dikelola daripada perusahaan baru, dan bisnis kecil akan memiliki lebih sedikit staf yang terlatih untuk mengelola arus kasnya daripada kelompok besar.

Peran pemimpin

Pemimpin atau Manajer perusahaan perlu mengetahui situasi arus kasnya dan mengukur dampak keputusannya (investasi, rekrutmen, dll.) terhadap profitabilitas dan arus kas masa depan. Manajemen kas yang baik harus memungkinkan dia untuk membuat keputusan terbaik untuk bisnisnya, dalam waktu dekat dan seterusnya.

Tetapi jika bisnisnya kecil, tanpa fungsi keuangan, ia akan memenuhi semua peran yang dijelaskan di bawah ini!

Peran CFO (Chief Financial Officer)

Direktur administrasi dan keuangan mengelola tim keuangan perusahaan dan melapor kepada eksekutif. Perannya dalam manajemen kas adalah untuk memantau indikator secara real time dan andal, agar dapat memberi tahu manajer jika terjadi masalah arus kas dan memberi nasihat kepadanya tentang keputusan yang harus diambil dan tindakan yang harus diterapkan.

Peran bendahara (treasurer)

Bendahara adalah orang yang mengelola perbendaharaan setiap hari. Dia bertanggung jawab untuk memantau arus kas, menyusun perkiraan anggaran, menganalisis berbagai indikator, hubungan dengan bank, validasi, dll. Perannya penting karena dia memiliki gambaran tentang likuiditas dan profitabilitas perusahaan.

Peran akuntan

Secara umum, kami mengatakan bahwa akuntansi adalah analisis masa lalu, sedangkan perbendaharaan melihat ke masa depan.

Jika tidak ada bendahara, akuntan akan menjalankan misi pengelolaan kas. Jika ada bendahara, dia lebih suka memenuhi fungsi menyediakan data: faktur, neraca, laporan laba rugi …

Peran pengontrol keuangan (financial controller)

Pengontrol manajemen memiliki perannya dalam manajemen kas karena dia bertanggung jawab atas anggaran untuk setiap aktivitas atau departemen perusahaan. Oleh karena itu akan memberikan informasi yang diperlukan untuk membangun perkiraan arus kas.

Manajemen kas harian (daily cash flow management)

Menganalisis arus kas Anda sekali di awal bulan dan hanya kembali ke sana 30 hari kemudian tidaklah cukup. Biasakan memantau arus kas Anda dari hari ke hari: penerimaan dan pengeluaran kas harus dipantau secara ketat.

Rekonsiliasi bank

Rekonsiliasi bank adalah cek yang bertujuan untuk memverifikasi bahwa faktur yang dikeluarkan atau diterima oleh perusahaan memang menghasilkan mutasi yang sesuai pada rekening bank perusahaan.

Identifikasi posisi kas Anda

Posisi kas mengacu pada laporan kas pada suatu waktu T. Seringkali yang paling praktis adalah memulai dari kas yang tersedia di akhir neraca tahunan perusahaan. Tetapi jika pemantauan arus kas ketat, dimungkinkan juga untuk memulai dari saldo kas bulanan, yang akan diambil dari tabel pemantauan.

Manajemen kas: bagaimana mengantisipasi cash flow management masa depan?

Buat perkiraan arus kas

Tidak membuat perkiraan arus kas seperti menyetir dijalan yang licin. Untuk alasan inilah membuat rencana arus kas sementara sangat penting, untuk memantau dan menyesuaikan strategi perusahaan secara teratur. Rencana arus kas sementara memungkinkan manajer perusahaan untuk diberitahu tentang masalah arus kas di masa depan, dan oleh karena itu untuk mengantisipasinya.

Peramalan melalui rencana arus kas bukanlah tujuan itu sendiri. Dokumen ini harus diperbarui secara berkala berdasarkan arus kas aktual dan tujuan yang berubah.

Pertimbangkan semua skenario

Untuk pengelolaan kas yang optimal, terutama pada tingkat proyeksi, perusahaan harus mempertimbangkan semua kemungkinan skenario. Kehilangan pelanggan, keterlambatan pembayaran, penurunan permintaan … atau sebaliknya: peningkatan pesanan yang tiba-tiba, pertumbuhan yang cepat … Semua kemungkinan harus dipertimbangkan, dengan elemen respons yang harus disediakan untuk setiap skenario (pembiayaan eksternal, investasi besar . ..).

Salah satu risiko utama adalah bahwa perusahaan memiliki pandangan yang terlalu optimis tentang masa depannya, terutama bagi perusahaan muda yang belum menemukan kaki mereka dalam arus kas. Orang akan berpikir secara khusus tentang kebingungan yang dengan cepat muncul antara perputaran yang tinggi dan situasi arus kas yang positif: yang satu tidak harus mengikuti yang lain!

Indikator kunci (KPI) Cash Flow Management

Uang tunai yang tersedia sekarang

Arus kas bebas adalah uang yang Anda miliki setiap saat di semua rekening bank Anda. Penting untuk memantau indikator ini, tetapi juga untuk memperkirakan perkembangannya dengan membuat perkiraan arus kas. Mampu menentukan perkiraan arus kas Anda dengan cukup tepat akan memungkinkan Anda untuk bereaksi terlebih dahulu jika perlu (dan karenanya menghindari “lubang” kas dadakan).

Untuk memvalidasi relevansi prakiraan arus kas Anda, kami juga menyarankan agar Anda secara teratur membandingkan prakiraan Anda dengan apa yang benar-benar telah dicapai.

Baca juga: Cara Meningkatkan Arus Kas | 10 Strategi Untuk Meningkatkan Arus Kas

Konsumsi tunai bersih (net cash flow consumption)

Ini sesuai dengan rumus berikut:

Konsumsi bersih selama bulan tertentu = Pengeluaran bulan tersebut – Penerimaan bulan tersebut

Mulai dari data yang terdapat dalam tabel arus kas Anda, Anda dapat mengikuti bulan demi bulan jika Anda “mengkonsumsi” uang tunai (yaitu jika Anda memiliki pengeluaran lebih dari pendapatan) atau sebaliknya jika Anda mengumpulkan uang tunai. .
Konsumsi positif dapat memiliki beberapa penyebab: luar biasa (investasi, kadang-kadang penurunan penerimaan), atau struktural (biaya saat ini melebihi pendapatan saat ini). Either way, Anda harus berhati-hati untuk tidak membiarkan situasi berlarut-larut.

Persyaratan WCR / Arus Kas

Working Capital Requirement (WCR) mewakili jumlah uang yang dibutuhkan bisnis untuk menutupi ketidaksesuaian arus kas antara penerimaan dan pengeluaran (disebut siklus operasi).

Pemantauan berkala terhadap indikator ini memungkinkan untuk mengetahui bagaimana kebutuhan arus kas perusahaan berubah.

WCR harus dianalisis karena perusahaan mungkin mengalami ledakan dalam aktivitasnya tetapi masih menghadapi kesulitan arus kas.

Jika kita mengambil perusahaan yang mengalami peningkatan tajam dalam aktivitasnya sementara memungkinkan persyaratan pembayaran, ini umumnya akan meningkatkan modal kerja: stok lebih besar, perekrutan untuk memiliki lebih banyak tenaga kerja, pembelian mesin tambahan.

Kecuali itu…

Menjaga stok ini membebani arus kas karena barang telah dibayar tetapi tidak akan dijual sampai nanti.
Dengan demikian, perusahaan harus memiliki modal kerja yang cukup untuk membiayai semua ini sambil menunggu penerimaan kas yang diharapkan yang akan mengembalikan keseimbangan.
Catatan: peningkatan WCR tidak selalu merupakan tanda kesulitan arus kas. Di sisi lain, perusahaan harus memastikan dapat menanganinya dengan baik.

Mengelola arus kas Anda dengan baik: mengapa begitu sulit?

Banyak perusahaan menghadapi kesulitan dalam mengelola arus kas mereka. Dan untuk alasan yang baik: perbendaharaan adalah disiplin yang kompleks.

Manajemen kas: banyak elemen yang harus dipertimbangkan

Tanda terima, pencairan, uang muka, aset, kredit, pinjaman, syarat pembayaran … Ini semua adalah elemen yang membuat pengelolaan kas menjadi lebih kompleks, terutama jika Anda mengikuti kemajuannya secara manual melalui tabel Excel atau dokumen kertas!

Mengakses informasi bisa menjadi rumit, terutama jika perusahaan Anda memproses sejumlah besar arus kas di beberapa rekening bank. Mengakses pandangan konsolidasi arus kasnya ternyata menjadi tugas yang mustahil.

Manajemen kas: pekerjaan akuntan ?

Manajer bisnis secara alami akan beralih ke akuntan atau akuntannya untuk mendapatkan informasi tentang keadaan arus kasnya saat ini dan di masa depan. Namun, treasury dan akuntansi adalah dua konsep yang berbeda! Akan sulit bagi akuntan untuk memberi Anda informasi real-time tentang arus kas Anda.

Baca juga: Mengapa kita tidak bingung antara tampilan akuntansi dan tampilan arus kas?

Manajemen kas: tugas yang memakan waktu

Memeriksa penerimaan dan pengeluaran kas setiap hari, mengembangkan dan memperbarui prakiraan arus kas, menerbitkan laporan, dan menafsirkan indikator… Manajemen kas adalah tugas yang membutuhkan waktu dan investasi harian.

Manajemen kas: batas Excel

Excel adalah perangkat lunak yang sangat kuat, tetapi tidak memiliki fleksibilitas penggunaan, pembaruan waktu nyata, dan keandalan. Semakin banyak campur tangan manusia, semakin lama waktu pemrosesan, dan semakin besar risiko kesalahan: tidak ada yang sempurna! Dan kesalahan ini mungkin tidak akan terdeteksi sampai beberapa bulan kemudian, yang akan memakan waktu lama untuk memperbaikinya.

Bagaimana cara menyederhanakan cash flow management?

Untuk semua alasan ini, semakin banyak perusahaan yang menggunakan perangkat lunak perbendaharaan khusus.

Perangkat lunak (software) manajemen kas: apakah itu?

Perangkat lunak manajemen kas adalah solusi yang memungkinkan Anda mengelola arus kas bisnis secara elektronik.

Perangkat lunak perbendaharaan membantu membatasi kesalahan manusia dengan secara langsung mengumpulkan laporan dari berbagai rekening bank perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengikuti dengan cermat pembayaran faktur, perbandingan antara perkiraan dan arus kas aktual, atau bahkan secara otomatis menghasilkan pemantauan arus kas.

Dengan menerapkan teknologi kecerdasan buatan pada data yang relevan, seperti aliran bank, Agicap memungkinkan Anda untuk:

• memvisualisasikan uang tunai yang tersedia secara real time dengan mudah, dengan data yang disinkronkan secara otomatis.
• mengotomatiskan pembaruan anggaran dan perkiraan arus kas Anda untuk mengetahui perbedaan dan menyesuaikan kembali anggaran Anda di masa mendatang.
• membuat keputusan terbaik dengan mengevaluasi dampak skenario strategis pada arus kas.